Każdy przedsiębiorca, który stosuje kasę fiskalną, jest zobowiązany do przeprowadzania jej przeglądów technicznych w określonych przez prawo terminach. Przegląd jest istotnym elementem w zapewnianiu zgodności z przepisami fiskalnymi i technicznymi. W artykule wyjaśniamy, jak często należy przeprowadzać przegląd kasy fiskalnej, jakie są konsekwencje jego zaniedbania oraz jak prawidłowo zadbać o serwis urządzenia.
1. Czym jest obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej?
Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej to rutynowe badanie techniczne, które ma na celu sprawdzenie, czy urządzenie działa poprawnie, zgodnie z wymaganiami ustawowymi i normami technicznymi. Przegląd taki musi być wykonany przez uprawnionego serwisanta, który posiada odpowiednie kwalifikacje i autoryzację do przeprowadzania takich usług.
Przegląd techniczny obejmuje m.in. sprawdzenie poprawności drukowania paragonów, aktualności oprogramowania oraz prawidłowego przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas (w przypadku kas online). Ważnym elementem przeglądu jest także weryfikacja integralności danych zapisanych w pamięci urządzenia.
2. Jak często należy przeprowadzać przegląd kasy fiskalnej?
Zgodnie z obowiązującymi przepisami, przegląd kasy fiskalnej należy przeprowadzać co 12 miesięcy od daty fiskalizacji urządzenia. Fiskalizacja to moment, w którym kasa została zarejestrowana w urzędzie skarbowym jako urządzenie do ewidencjonowania sprzedaży. Termin przeglądu jest liczony od tej daty, a nie od daty zakupu kasy fiskalnej.
Jeśli termin przeglądu nie zostanie dotrzymany, przedsiębiorca może narazić się na konsekwencje prawne, w tym karę za brak aktualnego przeglądu, a także za kontynuowanie sprzedaży na urządzeniu, które nie jest zgodne z wymaganiami prawnymi.
3. Kiedy można wykonać przegląd?
Przedsiębiorcy mają możliwość wykonania przeglądu kasy fiskalnej nie tylko w dniu, kiedy mija termin, ale również z wyprzedzeniem. Serwis może wykonać przegląd przed upływem rocznego okresu, co daje przedsiębiorcy czas na naprawy lub ewentualną wymianę urządzenia w razie potrzeby.
Przegląd techniczny musi być wykonany najpóźniej do 12 miesięcy od daty fiskalizacji, ale warto zaplanować go wcześniej, aby uniknąć sytuacji, w której brak ważnego przeglądu uniemożliwi dalsze korzystanie z kasy.
4. Konsekwencje braku przeglądu kasy fiskalnej
Niedopełnienie obowiązku przeprowadzenia przeglądu kasy fiskalnej może prowadzić do kilku nieprzyjemnych konsekwencji:
-
Kara finansowa – przedsiębiorca, który nie przeprowadzi przeglądu na czas, naraża się na karę finansową. Kara może wynosić od kilkuset do kilku tysięcy złotych, w zależności od skali naruszenia.
-
Kontrola skarbowa – brak przeglądu może być podstawą do kontroli skarbowej, podczas której organy skarbowe sprawdzą, czy przedsiębiorca stosuje się do przepisów dotyczących kas fiskalnych. Taka kontrola może zakończyć się nałożeniem dodatkowych sankcji.
-
Nieprawidłowe działanie urządzenia – brak przeglądu może skutkować awarią kasy fiskalnej, co może prowadzić do problemów z ewidencjonowaniem sprzedaży. Takie urządzenie może zostać uznane za niesprawne i wyłączone z użytkowania przez urząd skarbowy.
5. Jak znaleźć odpowiedni serwis do przeglądu kasy fiskalnej?
Przedsiębiorcy powinni wybierać autoryzowane serwisy, które posiadają odpowiednie uprawnienia do wykonywania przeglądów technicznych kas fiskalnych. Serwis musi być uprawniony przez producenta urządzenia oraz posiadać wymagane certyfikaty.
Wybierając serwis, warto zwrócić uwagę na:
- Doświadczenie i uprawnienia serwisanta – upewnij się, że serwisant posiada odpowiednie kwalifikacje oraz autoryzację do przeprowadzania przeglądów kasy fiskalnej.
- Czas reakcji i dostępność serwisu – wybierając serwis, zwróć uwagę na czas oczekiwania na wizytę oraz dostępność w razie awarii urządzenia.
- Ceny usług – ceny przeglądów mogą się różnić w zależności od serwisu, dlatego warto porównać oferty przed podjęciem decyzji.
Serwis powinien również wystawić protokół przeglądu, który potwierdzi, że urządzenie zostało sprawdzone i jest zgodne z wymaganiami prawnymi.
6. Jakie elementy są sprawdzane podczas przeglądu kasy fiskalnej?
Podczas przeglądu technicznego serwisant sprawdza szereg elementów, aby upewnić się, że kasa fiskalna działa poprawnie i zgodnie z przepisami:
- Sprawdzenie mechanizmu drukującego – serwisant upewni się, że kasa drukuje paragony poprawnie, a jakość druku jest odpowiednia.
- Weryfikacja oprogramowania – sprawdzane jest, czy oprogramowanie kasy fiskalnej jest zgodne z wymaganiami prawa i czy posiada wszystkie niezbędne aktualizacje.
- Przesyłanie danych do CRK – w przypadku kas online sprawdzana jest poprawność przesyłania danych do Centralnego Repozytorium Kas oraz zgodność z wymaganiami Ministerstwa Finansów.
- Testowanie pamięci urządzenia – serwisant sprawdza, czy pamięć kasy fiskalnej jest odpowiednio zabezpieczona i czy dane są poprawnie przechowywane.
Obowiązkowy przegląd kasy fiskalnej to ważny element zapewniający prawidłowe funkcjonowanie urządzenia i zgodność z przepisami prawa. Przedsiębiorcy muszą przeprowadzać przegląd co 12 miesięcy, aby uniknąć kar i problemów z kontrolą skarbową. Należy pamiętać o tym terminie, aby utrzymać sprawność urządzenia i zapewnić pełną zgodność z obowiązującymi normami. Regularne przeglądy pomagają również w uniknięciu nieoczekiwanych awarii, co jest kluczowe w codziennej działalności firmy.
Sprawdź: gastro chef program