W związku z rosnącymi wymaganiami dotyczącymi zgodności z przepisami o ochronie danych osobowych, coraz więcej firm w Polsce decyduje się na outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych. To rozwiązanie, które pozwala pogodzić obowiązki wynikające z RODO z potrzebą optymalizacji kosztów i ograniczeniem ryzyka prawnego.
Presja przepisów i niedobór specjalistów
Od momentu wdrożenia RODO, wielu przedsiębiorców stanęło przed koniecznością wyznaczenia Inspektora Ochrony Danych (IOD). Zadanie to nie jest proste – rola IOD wymaga wiedzy prawniczej, technicznej oraz doświadczenia w nadzorze nad przetwarzaniem danych osobowych. Tymczasem rynek specjalistów w tej dziedzinie jest ograniczony, a utrzymanie eksperta w strukturach firmy bywa kosztowne.
W odpowiedzi na te wyzwania, firmy coraz częściej wybierają outsourcing funkcji IOD, zlecając obowiązki wyspecjalizowanym podmiotom zewnętrznym.
Co obejmuje outsourcing IOD?
W ramach współpracy z firmą zewnętrzną przedsiębiorstwo otrzymuje pełną obsługę związaną z ochroną danych osobowych. W zakres usług wchodzą zazwyczaj:
-
audyty zgodności z RODO,
-
opracowanie i aktualizacja wymaganej dokumentacji,
-
szkolenia dla pracowników,
-
reprezentacja przed organem nadzorczym,
-
bieżące doradztwo w zakresie przetwarzania danych.
Zewnętrzny IOD działa niezależnie i obiektywnie, co sprzyja efektywnej kontroli i wdrażaniu realnych zabezpieczeń.
Kto najczęściej korzysta z outsourcingu?
Z rozwiązania korzystają przede wszystkim:
-
małe i średnie przedsiębiorstwa,
-
szkoły i placówki oświatowe,
-
podmioty medyczne,
-
jednostki samorządu terytorialnego,
-
firmy z branży e-commerce i usług online.
Wspólnym mianownikiem jest brak zasobów kadrowych do zatrudnienia pełnoetatowego specjalisty i chęć ograniczenia ryzyka prawnego.
Zamiast etatu – współpraca B2B
Model outsourcingowy jest atrakcyjny dla zarządów firm także ze względu na jego elastyczność. Zamiast stałego etatu, firmy zawierają umowy z dostawcami usług IOD w formule abonamentowej lub rozliczenia za zakres prac. To pozwala kontrolować koszty i jednocześnie zapewnia zgodność z przepisami.
Podsumowanie
Outsourcing funkcji Inspektora Ochrony Danych przestał być rozwiązaniem rezerwowanym dla dużych korporacji. Obecnie to realna i skuteczna opcja także dla mniejszych podmiotów, które chcą działać zgodnie z przepisami bez konieczności rozbudowy struktury organizacyjnej. Przy stale rosnącej liczbie naruszeń danych i rosnącej świadomości konsumentów w tym zakresie, to decyzja nie tylko zgodna z prawem, ale też korzystna wizerunkowo.